En Ph.D.-stilling skal arbeide med et spesifikt forskningsprosjekt, enten forhåndsdefinert, eller basert på at stipendiaten utvikler en egen prosjektskisse. Det ligger altså en bestemt faglig bestilling til grunn for stillingen det er denne som danner grunnlaget for rekrutteringen.
- Bruk tid på å tenke gjennom prosjektet (jobbanalyse) hvilke 3-5 kompetanser og egenskaper må kandidaten ha for å gjøre en god jobb i dette prosjektet? Beskriv disse på en måte som gjør det mulig å undersøke om kandidaten har den nødvendige kompetansen. Hva er helt nødvendig kompetanse/egenskaper og hva er ønskelige kompetanse/egenskaper?
- Stillingsutlysningen skal fylle to formal 1) tiltrekke de gode og relevante kandidatene, 2) selektere ut kandidater som ikke fyller de ønskede egenskaper og kompetanser. Stillingsannonsen må formidle tydelig hva som vil være avgjørende for valg av kandidat
- Tenk gjennom hvordan du kan vurdere om kandidaten besitter de definerte egenskapene og kompetansene? Kan skriftlig material nyttiggjøre som grunnlag? Hva kan du finne ut gjennom intervju, og hva trenger du andre tilnærminger for å teste, for eksempel oppgaver?
- Bruk nettverk, sosiale medier (f.eks linkedin, twitter ol.), samt konferanser aktivt for å finne aktuelle kandidater
Stillingsannonser er viktige for å tiltrekke de søkerne man ønsker. Jobbanalysen skal ligge til grunn for utforming av annonsen. Annonsen må formidle klart og tydelig hva jobben går ut på, og hvilke kompetanser og egenskaper den rette kandidaten må ha. Samtidig skal annonsen presentere arbeidsplassen som attraktiv for de rette kandidatene.
Skandinaviske universiteter har ofte ikke problemer med å få nok søkere til Ph.D.-stillinger. Det kan være en fordel å ha flere søkere å velge mellom, men du ønsker kvalifiserte søkere. For å tiltrekke disse er tydelige kompetansekrav i utlysningen avgjørende.
Administrasjonen/HR kan komme med gode innspill i utformingen av stillingsannonsen ta kontakt med dem tidlig i prosessen, slik at dere sammen kan komme fram til hva som bør fremheves i stillingsutlysningen.
Her er noen punkter som er viktige å tenke på:
- Er arbeidsoppgavene presist beskrevet?
- Er det tydelige krav til kompetanse? Er disse beskrevet på en måte som kan undersøkes hos kandidaten?
- Er språkkrav relevant for denne stillingen?
- Kommuniserer utlysningen hva slags arbeidsplass prosjektet er en del av og hva dette arbeidsmiljøet vektlegger?
- Kommuniserer utlysningen hva UiO som arbeidsgiver kan tilby, og som er viktig for de kandidatene vi ønsker å tiltrekke oss?
I følge UiOs retningslinjer for rekruttering skal det gjennomføres et jobbintervju. Det er viktig for å opprettholde kandidatens interesse, samt for å sikre en god og rettferdig rekrutteringsprosess at dette gjennomføres på en profesjonell måte. UiO har utarbeidet en intervjuguide.
Medisinsk fakultet har også utarbeidet råd for gjennomføring av intervju og forslag til intervjuplan som finnes her.
En sentral hensikt med jobbintervjuet er å få et bedre inntrykk av personens egenskaper og kvalifikasjoner for å kunne vurdere kandidatens egnethet for det aktuelle prosjektet. Det er også viktig å gi kandidaten god informasjon om stillingen og arbeidsplassen, slik at kandidaten kan vurdere om stillingen er aktuell for han/henne.
Det er vanlig å skille mellom tre typer intervju:
- Ustrukturert: gjennomføres på en svært fleksibel måte, uten å dekke spesielle områder eller følge noen form for plan
- Delvis strukturert: det er gjerne planlagt hvilke områder som skal dekkes, men spørsmålene som stilles vil variere fra kandidat til kandidat
- Strukturert: er nøye planlagt. Kandidatene får de samme spørsmålene i samme rekkefølge og et skåring-system ligger til grunn ved evaluering av kandidatenes svar.
I nyere forskning på stillingsintervjuer er det bred enighet om at økt grad av struktur og bruk av flere rekrutteringsmetoder i kombinasjon øker treffsikkerhet. Magefølelsen kan gi oss gode og viktige signaler, men det er også viktig å være bevisst på at magefølelsen har begrensinger når det gjelder å identifisere rett kandidat det er derfor viktig å utforske og utfordre egen magefølelse.
Gode forberedelser og struktur er viktige hjelpemidler for å oppnå en balansert og rettferdig utvelgelse. Det er også et godt hjelpemiddel å dokumentere grunnlaget for valg av kandidat.
Planlegg godt! Hvordan kan du bruke intervjuet til å identifisere og teste egenskaper, ferdigheter og kompetanse som er etterspurt i stillingsannonsen? Vurder om du vil ha en eller flere intervjurunder, for eksempel kan du ha et kortere førstegangsintervju for å sile ut de kandidatene du ønsker å ha et lengre andregangsintervju med.
- Sørg for å ivareta anti-diskriminering og andre juridiske rammer for stillingsintervjuer
- Innhent råd og erfaringer fra andre del egne erfaringer
- Skap en god atmosfære. Gi informasjon om rammen for, og hensikten med intervjuet
- Ha en fast tidsramme, og legg opp til lik fordeling av taletid mellom kandidatene
- Sørg for at alle kandidater gis lik mulighet til å fremheve det unike med hans/hennes kompetanse for stillingen. Forsøk å legge vekk forhåndsinntrykk av kandidaten i intervjusituasjonen
- Det er viktig å si noe om hva slags arbeidsplass stillingen er en del av intervjuet er en arena for gjensidig forventningsavklaring
- Ha en gjennomtenkt intervjuguide og plan for intervjuet som alle i komiteen er innforstått med. Sørg for at spørsmålene er skreddersydd til å teste undersøke/teste egenskaper, ferdigheter og kompetanse som etterspørres i stillingsannonsen. Sørg for å stille de samme spørsmålene til alle kandidatene, slik at du har et reelt sammenligningsgrunnlag og skap et rettferdig grunnlag for utvelgelse og dokumentasjon
- Ha en klar rollefordeling i gjennomføringen av intervjuet. Sørg for å skape en trygg atmosfære.
- Det kan være en idé å dele intervjuet i to: en liten ustrukturert del hvor hensikten er å la kandidaten presentere seg (bli bedre kjent), og en strukturert hoveddel hvor hensikten er å undersøke/teste kompetanse. Noen kandidater er bedre trent i intervjusituasjoner forsøk å skille ut hva som er viktige ferdigheter for stillingen
- Noen kandidater svarer overordnet og lite konkret, etterspør eksempler og konkretiseringer, da får du et bedre vurderingsgrunnlag.
- Strukturert kompetansebasert intervju basert på kritiske kompetanser (se ovenfor).
- Referanseintervju. UiO har utarbeidet en intervjuguide.
- Arbeidsprøver. En seleksjonsmetode med høy treffsikkerhet. Kandidaten får mulighet til å vise hvordan han eller hun vil løse en utfordring i praksis. Etter gjennomføring av en slik oppgave opplever de fleste beslutningstakere at det blir tydeligere hvem som vil passe best inn i rollen og i teamet.
Vanlige “feilkilder” i fortolkningen av kandidatens egenskaper og kompetanse i en intervjusituasjon
- Førsteinntrykk og bekreftelsesfellen
Dersom man får et godt førsteinntrykk av en kandidat kan man underbevisst søke etter å få dette bekreftet under resten av intervjuet.
- Overvurdering av negativ informasjon
Man kan også tillegge negativ informasjon mer tyngde enn nødvendig dersom man har fått et dårlig inntrykk.
- Kontrasteffekten
Dersom det er svært stor kontrast mellom to kandidater som intervjues etter hverandre kan dette gi en uønsket kontrasteffekt.
- Likhetseffekten
Mennesker liker folk som ligner på dem selv.
- Den fundamentale attribusjonsfeilen
Vi har en tendens til å forklare hendelser som et resultat av personens indre årsaker, fremfor ytre. For eksempel at noen sklir fordi de er klumsete, ikke fordi det er glatt.
- Glorieeffekten/Haloeffekten
En oppfattelse av at fysisk tiltrekkende mennesker også er smarte og flittige.
- Dårlige forberedelser
En ansettelse er en viktig avgjørelse og et intervju er stort for kandidaten, så forbered deg godt.
- Manglende rollefordeling
Sørg for å definere roller og ansvarsområder på forhånd. Husk at kandidaten skal gjøre mesteparten av snakkingen.
Det er også veldokumentert at kandidatens kjønn har betydning for vurdering og utvelgelse. Denne videoen viser med konkrete eksempler hvordan et tilsettingsutvalg vurderer en kvinnelig og en mannlig kandidat ulikt ved tilsetting i en vitenskapelig stilling, og hvordan dette kan motvirkes.
Hva vil du vektlegge i rekruttering av din neste PhD-kandidat?
Hvordan vil du sikre best mulig vurdering av søkere du kjenner fra før?
Hva skulle du kartlagt grundigere og annerledes forrige gang du deltok i rekruttering av en student eller kollega?
Hvordan vil du gå frem for å få tak i kandidatens personlige egenskaper og faglige kompetanse, grad av selvstendighet, akademisk talent, samarbeidsevne og arbeidskapasitet?
Hva vil du spørre om for å klarlegge om kandidaten lar seg veilede og vil passe inn i og være et fornyende bidrag i forskergruppa?
Kunne du tenke deg å iverksette bestemte tiltak for å sikre relevante søkere fra underrepresenterte grupper?
Har du forutinntatte holdninger til søkere med ulike fagprofiler, kjønn og/eller etnisitet?
Iversen, O.I. (2015) Rekrutterings- og intervjuteknikk, Fagbokforlaget
Farr, J.L. and Tippins, N.T. (eds) (2010). Handbook of Employee Selection, Routledge
Dana, J., Dawes, R. and Peterson, N. Belief in the unstructured interview: The persistence of an illusion. Judgment and Decision Making, Vol. 8, No. 5, September 2013, pp. 512520
Andre ressurser:
https://www.youtube.com/watch?v=9XISvFW3KmY
https://www.youtube.com/watch?v=9qJp9Ct7_vY
https://forskning.no/handelshoyskolen-bi-arbeid-partner/derfor-ender-arbeidsgiver-ofte-opp-med-a-ansette-feil-person/1219296
https://www.nature.com/articles/nj7179-740a