"I litteraturen er det anerkjent at en vellykket fullføring av et PhD prosjekt avhenger av veiledningens kvalitet og interaksjonen og relasjonen mellom veiledere og studenter”1
Denne delen av kurset tar for seg relasjonen mellom veiledere og kandidat. Basert på oppdatert forskning og innspill fra erfarne veiledere gir denne delen innsikt i hva veiledere og kandidater anser som viktig for “det gode veiledningsforholdet”, hvordan dette kan skapes og hvordan man kan takle utfordringer underveis.
Delen tar for seg fire punkter:
Når en veiledningsrelasjon etableres vil veiledere og kandidaten ha forventninger til hverandre. Disse kan knytte seg til selve relasjonen, forventet faglig utbytte, egen og den/de andres innsats og roller2. Normer for veiledningsrelasjonen kan variere avhengig av fagområder og akademiske tradisjoner. Forventninger vil også endre seg gjennom PhD-løpet, og det kan knyttes ulike forventninger til forskjellige PhD-løp3.
Tydelige avklarte forventninger og roller, samt en relasjon hvor det er rom for en åpen samtale om vanskelige temaer er avgjørende for den gode veiledningsrelasjonen4. Uavklarte forventninger er ofte årsaken til at det oppstår konflikter og utfordringer5. For eksempel kan kandidaten ha forventninger om å begynne å “lære å utføre forskning”, mens veiledere forventer at kandidaten har betydelige kunnskaper om forskning allerede, enten fra masterstudier4 eller embetsstudier og senere arbeid.
Tidlig forventningsavklaring og realitetsorientering bør skje i en åpen samtale mellom veileder og kandidat6. Hovedveileder har et særskilt ansvar for å tydeliggjøre sine forventninger til kandidaten, og finne ut av hvilke forventninger kandidaten har til veilederne. Rutiner og arbeidsform bør være en del av denne forventningsavklaringen. Hvor ofte skal man møtes, og hvilke former kan veiledningen ta? Hvem har ansvar for å planlegge og følge opp, og hvilke forventinger har dere til forberedelse til veiledning? Hovedveileder har også et særskilt ansvar for å være oppmerksom på hvordan forventningene må justeres og diskuteres underveis i PhD-forløpet.
Forventningsavklaringer gjelder i alle veiledningsrelasjoner, og er særlig viktig der det er stor forskjell mellom kandidatenes og veileders nasjonale, kulturelle og/eller profesjonelle bakgrunn. Noen akademiske kulturer er mer hierarkiske enn andre, og veiledere ses i større grad som en autoritet enn en forskerkollega. Da kan det være utfordrende for kandidaten å fremme egne synspunkter, eller å være tydelig med egne forventninger. Kandidater som kommer rett fra studier med tradisjon for utstrakt veilederstøtte kan ha urealistiske forventninger til hvor mye oppfølging og ansvar veiledere har for prosjektets progresjon, og få problemer i møte med forventninger om stor grad av selvstendighet og initiativ. Partenes forventninger vil som hovedregel endre seg gjennom løpet særlig avhengig av kandidatens utvikling, utfordringer knyttet til selve forskningen. Det er gjerne behov for gjentatte samtaler om gjensidige forventninger mellom kandidat og veileder.
Det er også viktig at veilederne og kandidaten har en god forståelse av arbeidsfordelingen mellom veilederne. Dette er særlig viktig dersom det er eksterne veiledere involvert, da disse ofte kan føle seg som “gjester” i teamet og være usikre på i hvor stor grad de skal delta og sin betydning og innflytelse i prosjektet.
Ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet brukes et samtaleverktøy for det første møtet mellom kandidat og veileder15. Hensikten er å støtte kandidat og veileder i etableringen av en god relasjon med gjensidig avklarte premisser for videre samarbeid. Det er frivillig å bruke, og må ikke forstås som en veiledningskontrakt. Samtaleverktøyet finnes her.
Et veiledningsforhold og forløp er ikke «hugget i stein» og vil variere avhengig av en rekke ulike forhold. I forskningsmiljøet kan det være en tradisjon for mester-svenn forhold mellom veiledere og kandidat. Eller det kan være en «sink or swim» tradisjon hvor kandidaten kastes ut på dypt vann og må selv lære seg å bli «svømmedyktig». Veiledningen kan være regulert av formelt avtalte veiledningsmøter med en bestemt hyppighet. Hyppigheten kan variere i løpet av de årene det tar å fullføre PhD-utdanningen. I tillegg kan veiledning foregå mer uformelt, for eksempel i form av kort prat over kaffemaskinen, eller organisert i tilknytning som møter i forskergruppa.
Et veiledningsforhold vil ofte endre seg i løpet av de årene det tar å gjennomføre en PhD-utdanning, særlig avhengig av kandidatens kompetanseutvikling. Forholdet mellom veiledere og kandidat vil naturlig preges av veiledernes stil og kompetanse og kandidatens kompetanseutvikling, motivasjon og evner til å mestre ulike utfordringer. Endringer er avhengig av hvor sterkt dirigerende, bestemmende eller autorativ oppfølging veilederne «naturlig» har, eller oppfatter at det er behov for sett i sammenheng med hva kandidaten forventer og aksepterer. Forløpsvariasjoner sees også i sammenheng med graden av støtte, som både kan være av faglig og emosjonell art, som kandidaten har behov for. Behov for støtte vil ofte variere både avhengig av kandidatens kompetanseutvikling og mer personlige forhold som er pregende for kandidatens arbeid (som eksempelvis egen eller andres helseproblemer).
Hvis en ser på variasjoner i forholdet over tid kan en som hovedregel se et mønster som starter med stor grad av rettledning og stor grad av støtte til et forhold som preges av delegert forskningsansvar og en tydeligere kollegial relasjon med lite behov for støtte. Muligens kan også veilederne glede seg over at kandidaten får innsidekunnskap om eget forskningsfelt fullt på høyde eller bedre enn veilederes. Med støtte tenkes det her på veilederes bidrag til at kandidaten vokser inn i forskerrollen og får tillit til egne evner og kompetanse til å være forsker og erfarer glede i forskningsarbeid og evne til å mestre alle sider ved forskningsarbeid.
Undersøkelser har vist at veileders kognitive stil har betydning for kandidatens vurdering av kvaliteten i veiledningen og følgelig endeproduktet i form av publikasjoner8). Her trekkes eksempelvis særlig frem betydningen av veilederes analytiske kompetanse. Det vil si veilederens evne til å oppdage og artikulere interessante nye spørsmål og problemstillinger eller spennende analytisk spor i et datamateriale eller en drøfting.
I en undersøkelse av hva veiledere selv anser som sine viktige oppgaver og ansvarsområder3 trekkes følgende seks begreper (i vår oversettelse) frem som betydningsfulle:
Fakultetene har et ansvar for å gi alle studenter og doktorgradskandidater veiledning av høy kvalitet, inkludert kunnskap om gjeldende forskningsetiske retningslinjer. Veiledningsetikk og forskningsetikk er delvis sammenfallende. Det er instituttenes og den enkelte veileders ansvar å forvalte kunnskap om forskningsetikk og utøve god veiledning som følger den forventede etiske veiledningsstandard.
UiO har felles etiske retningslinjer for veiledningsrelasjoner som er vedtatt av Universitetsstyret. Disse omtaler relasjon mellom veileder og kandidat, habilitet, partenes forpliktelser og uenighet og konfliktforebygging.
I de etiske retningslinjene understrekes også at veileder og kandidat ikke må komme med bemerkninger eller opptre på måter som bryter med UiOs retningslinjer mot trakassering.
De etiske retningslinjene gjelder for samtlige av fakultetets studier hvor student/kandidat skal skrive en oppgave og motta veiledning. Det forventes at studenten/kandidaten bidrar til en velfungerende veiledningsrelasjon og tar ansvar for å sette seg inn i de forskningsetiske retningslinjene.
Profesjonelle veiledningsforhold er underlagt noen faglige og yrkesetiske standarder9. Det stilles visse krav til veilederens kompetanse, personlige integritet og den måten veiledningen utøves på. Et sentralt kjennetegn på et profesjonelt veiledningsforhold er at det er rettet mot et sett av funksjoner eller oppgaver. Oftest vil også relasjonen oppløses når disse er ferdigstilt, fordi den har vært avgrenset til nettopp dette oppdraget. Videre kjennetegnes en profesjonell veiledningsrelasjonen av å være asymmetrisk. Asymmetrien er knyttet til veileders kompetanse, som setter veilederen i stand til å gjøre vurderinger som den som blir veiledet ikke har tilgang til, nettopp på grunn av sitt underskudd på viten9. Asymmetrien i forholdet kan ikke oppheves, men vil i mange tilfeller endre seg underveis i forløpet, og ofte reduseres ettersom kandidaten opparbeider seg faglig og fagkulturell kompetanse.
I mange tilfeller er det en maktassymetri også i relasjonen mellom veilederne7. I noen tilfeller kan det være snakk om et slags mentor-novise forhold mellom en erfaren hovedveileder og en mindre erfaren biveileder. Erfaring, kompetanse og intern eller ekstern ansettelse kan også spille inn. I noen tilfeller kan det oppstå personlig eller faglig uenighet mellom veiledere, som i verste fall fører til at veilederne bruker studenten til å “score poeng” og hevde seg overfor den andre veilederen. Uenighet mellom veiledere kan være uheldig for kandidaten, og føre til distraksjon og personlig og faglig forvirring7. Noen ganger kan kandidater bidra til splittelse mellom veilederne, for eksempel ved å insistere på at visse problemstillinger bare kan diskuteres med en biveileder. Det vil kunne gjøre det vanskelig for hovedveileder å få den nødvendige oversikt over helheten i prosjektet. God kontakt mellom veilederne er viktig for å forebygge en slik utvikling.
Veiledernes utfordring er å bruke posisjonens makt på en måte som tjener forholdet og utviklingen av den som blir veiledet. Faglig kunnskap og autoritet må ikke brukes til å vinne faglige eller personlige fordeler. For eksempel vil mange veiledere også være prosjektledere for eget prosjekt hvor kandidaten har et delprosjekt. Det kan oppstå konflikter mellom prosjektet sog kandidatens interesser, og dermed mellom veileders ulike roller. Veilederne har et ansvar for å ivareta kandidaten og prosjektet på beste mulige måte, og å balansere de ulike rollene.
Profesjonelle veiledningsforhold vil vare over tid, og . det kan etter hvert utvikle seg en fortrolighet som stiller krav til evnen å balansere nærhet og distanse. Det er veiledernes ansvar å opprettholde det profesjonelle forholdet, som kan være personlig uten å bli privat, og der fokus er læringsprosess og gjennomføring av bestemte oppgaver. Hvordan dette best gjøres, vil avhenge av stil og personlighet.
Nyere internasjonale studier viser at mange PhD kandidater I løpet av perioden strever med manglende selvtillit og motivasjon. stress og usikkerhet, men også symptomer på angst og depresjon er utbredt10 11. PhD perioden er for mange preget av stor intern og ekstern konkurranse med andre PhD-kandidater, stadige evalueringer, lav status, stor arbeidsbelastning, tidspress, publiseringspress, usikker finansiering og fremtidig ansettelse, og forventninger om deltakelse i det faglige miljøet/forskergruppa12. Usikkerhet og dårlig veiledningsforhold er kjente stressmomenter. Ofte er problemene sammensatt, og involverer både arbeids- og privatliv. Kvinnelige PhD-kandidater ser ut til å rapportere mer opplevd stress13 enn mannlige. For kvinnelige kandidater vil stresset ofte dreie seg om spørsmål rundt graviditet og seksuell trakassering. I situasjoner hvor kandidaten opplever vanskeligheter er det, som nevnt ovenfor, en vanlig utfordring for PhD-veiledere å balansere forholdet mellom nærhet og distanse, slik at kandidaten opplever trygghet og aksept for å ta opp personlige og faglige problemer, på samme tid som det profesjonelle veilederforholdet opprettholdes. Nyere studier vektlegger betydningen av kunnskap om de særlige utfordringene PhD-kandidater står overfor, og å imøtekomme kandidatens behov for støtte og hjelp til å utvikle gode strategier for å håndtere disse12. Undersøkelser utført av Bedriftshelsetjenesten ved UiO har også vist at PhD- kandidatene selv ønsker emosjonell støtte fra veileder. Veiledere kan altså spille en viktig rolle gjennom å la kandidaten forstå at det er greit å tematisere utfordrende følelser og problemer i veiledning. Veilederne må finne måter å støtte kandidaten i å rette blikket fremover, og sette opp en revidert plan for det videre arbeidet, samtidig som kandidaten ivaretas. Dersom veilederen ser at kandidaten trenger hjelp, skal veilederen oppfordre kandidaten til å oppsøke aktuelle hjelpeinstanser9.
Etikk i forskningsveiledning er mangefasettert, og ikke begrenset til formaliteter og kvalitetssikring av forskningsetiske retningslinjer, men krever refleksjon, omtanke og forpliktelse13. Utfordrende og konfliktfullt stoff kan oppstå både i kandidatens forskningspraksis og skape behov for veiledning, eller i selve veiledningsrelasjonen. Ofte kan utfordringer i forskningspraksis eller veiledning føres tilbake til etiske forhold eller spørsmål, men de etiske dimensjonene i en utfordrende situasjon er ikke alltid åpenbare. Felles for mange etiske problemstillinger i forskningsveiledning er at de ofte er integrert i faglige eller institusjonelle rammer for prosjektet og veiledningen. Utematiserte eller uløste etiske problemer vil virke negativt inn på kandidaten og på veiledningsrelasjonen.
Gunnar Lingås14 fremhever i «Etikk i veiledning – veiledning i etikk» følgende sentrale etiske prinsipper i veiledning:
Veiledningskontrakten mellom veisøker (kandidat) og veiledere spiller en viktig rolle for å avklare roller og spilleregler i veiledningsrelasjonen. Klarhet i avtalen om rammer for veiledningen utgjør i seg selv en etisk norm om å holde avtaler og opptre pålitelig. Samtidig bør veilederne tematisere de sentrale etiske prinsipper for veiledningsrelasjonen i en slik samtale.
Selvbestemmelsesprinsippet, forstått som kandidatens mulighet til å selv fastsette og identifisere seg med formålet for veiledningen, er en viktig rettesnor for etisk holdbar veiledning. Er for eksempel kandidatens læringsmål satt hovedsakelig basert på ytre krav og i tråd med en eller flere av veiledernes behov for produksjon, eller preges målene av kandidatens læringsbehov og motivasjon? Spørsmålet om grad av fortrolighet og grad av nærhet hører naturlig inn her. Selv om veiledningsforhold kan bli nære og fortrolig, skal de være profesjonelle og ikke private. De skal ikke brukes til å dekke veileders (eller kandidats) behov for nærhet.
Diskresjon, forstått som en formell avtale om at samtaler og episoder fra veiledningen forblir mellom partene og ikke bringes videre til andre, er av stor betydning for kandidatens trygghet. Det er viktig at kandidaten føler seg trygg nok i relasjonen til å vise usikkerhet og tvil.
Etiske standarder virker inn på læringsklima og relasjon ved at det uttrykker etiske verdier som respekt, pålitelighet, selvbestemmelse, ydmykhet og medvirkning. I tillegg til disse fremhever Universitetet i Oslos etiske retningslinjer ærlighet/redelighet og ansvarlighet/forsvarlighet/aktsomhet.
Prinsippet om ansvarlighet understreker veiledernes ansvar for ivaretakelse av det faglige (for eksempel forskningsetisk forsvarlighet), men også ansvaret for veiledningsrelasjonen. En ansvarlig holdning inkluderer også en refleksiv holdning til egen veilederpraksis. De fleste veiledningssituasjoner vil være kjennetegnet ved at veilederne møter mennesker i utsatte og tidvis sårbare situasjoner. Veilederne bør reflektere over egen makt og autoritet i situasjonen, og hvordan ulike strategier eller metoder kan oppfattes av kandidaten, gitt denne posisjonen. For eksempel vil en veileder kunne ha betydelig innflytelse på kandidatens videre akademiske karriere. Visshet om dette vil med stor sannsynlighet prege kandidatens opplevelse av relasjonen veileder, noe veileder på sin side bør forvalte med tilsvarende visshet og refleksjon.
Veiledere bør også ha et bevisst forhold til at det i enkelte situasjoner vil være rett å bistå kandidaten i å avslutte sin PhD. Veileder bør i slike tilfeller etterstrebe å hjelpe kandidaten med en så god avslutning som mulig, ved å tilrettelegge for en god dialog, vektlegge det kandidaten har fått til og bidratt med, og bistå kandidaten i å tenke alternative karrieremuligheter.
En gjennomgående etisk holdning i veiledning vil åpne for et empatisk veiledningsklima og fremme en god læringsprosess. På samme måte vil veiledning som ikke overholder et minstemål når det gjelder å overholde disse prinsippene kunne bidra til «læringshemmende stress»14 som i betydelig grad vil påvirke faglig utvikling og veiledningsrelasjonen i negativ retning.
Både veiledere og kandidaten skal tilstrebe å opptre slik at uenigheter ikke eskalerer og at det oppstår konflikter. Konflikter mellom veileder og kandidat kan likevel oppstå av mange grunner. Konfliktene kan være tydelige og ha en tydelig og klar årsak, som for eksempel brudd på forskningsetikk, eller de kan være av en mer subtil karakter, som for eksempel vedvarende nedprioritering av kandidaten til fordel for andre kandidater, eller at kandidaten ikke lytter til veileders råd og underminerer veileder i forskningsmiljøet. Det kan være snakk om klare brudd på veiledningskontrakten, eller brudd på uuttalte forventninger.
Det medisinske fakultet har et egen forskningsombud, og UiO har et Vitenskapsombudet som er en uavhengig og upartisk instans for alle vitenskapelige ansatte på Universitetet i Oslo. Dessuten tilbyr Bedriftshelsetjenesten ved UiO støtte ved konflikt i veiledningsrelasjoner. Erfaringer fra ombudene og bedriftshelsetjenesten er at de vanligste årsakene til konflikt mellom en kandidat og veileder handler om rett til å legge frem resultater på konferanser, kreditering ved publisering og eierskap til ideer og data. Svakt grunnlag for ansettelse eller prosjekt er også en vanlig kime til konflikt. Forventningsavklaring kan i noen tilfeller forebygge slike konflikter, og bør gjennomføres ved oppstart og underveis i forløpet. En veileder har i de fleste tilfeller mer makt og handlingsrom i relasjonen. Dette handler om at veileder besitter kunnskap og erfaring som kandidaten mangler, men også at veileder i de fleste tilfeller har en sterkere posisjon hos arbeidsgiver (for eksempel gjennom lang ansiennitet, fast ansettelse, ulike verv i organisasjonen, samt større kjennskap til andre medlemmer av organisasjonen og organisasjonens indre liv). Veileder har derfor også et større ansvar og bedre muligheter for å ta opp og håndtere vanskeligheter i veiledningsrelasjonen. Det betyr ikke at ikke veiledere også kan oppleve avmakt og lite handlingsrom i vanskelige veiledningsforhold, og dermed ha behov for støtte. I slike situasjoner kan medveiledere eller andre kolleger være en betydelig støtte.
Dersom det oppstår en konflikt er det viktig at dette tas tak i så raskt som mulig. Et dårlig veilederforhold bør ikke vedvare over tid, og hverken kandidat eller veileder er tjent med å sitte med problemene alene. Erfaringsmessig er det lettere å løse nylig oppståtte konflikter, enn konflikter som har vedvart over tid. En langvarig konflikt fører ofte til tap av gjensidig respekt, og i noen tilfeller til problematisk adferd som baksnakking og maktdemonstrasjoner. Kandidat eller veileder kan hver for seg eller sammen involvere en tredjepart for å finne en løsning. For begge parter kan et første steg være å drøfte situasjonen uformelt med en person de har tillit til. Dette kan være en medveileder, en annen person i forskergruppa, eller andre kollegaer. Dersom dette ikke er tilstrekkelig til å bedre situasjonen skal konflikten håndteres formelt i linjen for ansettelse. Veilederens eller kandidatens nærmeste formelle leder bør da kontaktes. Dersom veileder er kandidatens nærmeste leder følger man «linjen» til neste leder. Som hovedregel skal saken bli forsøkt løst på laveste mulige nivå, og følge «linjen for ansettelse».
Det finnes også flere instanser som kan tilby støtte og tjenester ved konflikt:
Mistanke om uredelighet kan fremmes for Forskningsetisk utvalg v/ UiO. Saker til forskningsetisk utvalg fremmes gjennom UiOs Si ifra-tjeneste! som også kan være aktuelt å bruke dersom det er snakk om kritikkverdige forhold ved læringsmiljø, eller skadelige, uetiske eller straffbare forhold ved UiO.
Enhet for bedriftshelsetjeneste bistår arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape gode arbeidsmiljø.
Det lokale verneombudet kan kontaktes ved konflikt. Verneombudet skal bidra til å sikre ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, og har mulighet til å diskutere aktuelle saker med ledende verneombud, lokalt hovedverneombud og hovedverneombudet.
Tillitsvalgte i tjenestemannsorganisasjonene kan tilby bistand og støtte i konflikter på arbeidsplassen
UiOs veileder for konflikthåndtering kan også være nyttig å kjenne til i konfliktsituasjoner: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/personal/personaloppfolging/konflikt/
Store og etablerte konflikter er ofte krevende eller umulige å løse. Dersom kandidat og veileder ikke kommer til enighet, kan en eller begge parter be om å bli løst fra veilederavtalen. Bytte av veileder kan ofte være forløsende i en vanskelig situasjon, og trenger ikke å oppleves som et nederlag for kandidat eller veiledere dersom partene selv klarer å komme fram til beslutningen på en god måte, eller får støtte til dette. Anmodning om å bli løst fra veilederavtalen sendes til fakultetet og skal begrunnes. Fakultetet skal godkjenne skifte av veileder. På grunn av kravet til to veiledere, kan veileder ikke fratre før ny veileder er oppnevnt.
Tenk gjennom hva som er dine sterkeste og mindre sterke egenskaper og kvalifikasjoner for å støtte og utfordre den kandidaten du skal veilede?
Hva karakteriserer dine tilbakemeldinger til kandidaten?
Hvordan balanserer du det positive versus det mangelfulle ved kandidatens utkast?
Hvordan balanserer du støtte, styring, prosess og produkt?
Er det viktig for deg å finne en god balanse mellom den private og profesjonelle eventuelt hvorfor og hvordan gjør du det?
Hvor kan du søke råd og hva kan du gjøre dersom det oppstår a) store faglige problemer b) relasjonelle problemer?
Har du kjennskap til UiOs etiske retningslinjer for veiledere? Er det noe i retningslinjer du finner utfordrende?