Formelle rammer

I denne modulen skal vi se på formelle rammer som veiledere trenger å kjenne til. Hovedvekten legges på regelverket for forskerutdanningen. I tillegg skal vi se litt på hvilke ansettelsesvilkår som gjelder for stipendiater.

I arbeidet med denne modulen er det viktig at du har markert hvilket fakultet sitt regelverk du ønsker å få kjennskap til, da det er vesentlige forskjeller mellom fakultetene.

Regelverk for forskerutdanningen

Veilederne plikter å holde seg orientert om det regelverk som regulerer ph.d.-programmet, og bistå kandidaten i oppfyllelsen av hans eller hennes rettigheter og plikter. (MED utfyllende regler ph.d §7.1)

Hovedveileder, ev. sammen med intern medveileder dersom hovedveileder er ekstern, har et hovedansvar for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen for kandidaten. (MED utfyllende regler ph.d §7.2)

Forskerutdanningen ved UiO er regulert av et omfattende regelverk. Det er mest vesentlig å kjenne til «Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Oslo» (heretter kalt «ph.d.-forskriften») og utfyllende regler til forskriften gitt av det enkelte fakultet (heretter kalt «utfyllende regler ph.d.»).
Regelverket pålegger direkte veiledere å skaffe seg kunnskap om de formelle reglene som gjelder (se ovenfor).

Vi vil anbefale at du starter med å lese gjennom Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved Universitetet i Oslo - Universitetet i Oslo.

Deretter MEDs Utfyllende regler for ph.d.

Deretter bør du lese gjennom utfyllende regler ved Det matematisk-naturvitenskapelige (MN) fakultetet til ph.d.-forskriften ved UiO.

Øvrig regelverk for forskerutdanning er samlet på en egen nettside: Regelverk for forskerutdanning - Universitetet i Oslo.

I tillegg bør du også gjøre deg kjent med innholdet på fakultetets nettside for ph.d-utdanningen: Forskerutdanning: ph.d. i medisin og helsefag - Det medisinske fakultet

I tillegg bør du også gjøre deg kjent med innholdet på fakultetets nettside for ph.d.-utdanningen: Forskerutdanning: ph.d. ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet.

Vi vil i det følgende presentere noen viktige punkter i regelverket, men presiserer at gjennomgangen ikke er utfyllende, og den erstatter ikke at du selv leser gjennom regelverket og at du bruker det aktivt i tiden som veileder. Enkelte regler vil bli behandlet under andre kapitler i dette kurset; f.eks. vil de etiske retningslinjene for veiledere bli gjennomgått i modulen Relasjon kandidat – veileder.

Ph.d-forskriften er delt inn i 5 hoveddeler: Innledende bestemmelser, opptak, gjennomføring, fullføring og klage mm. Under gjengis regler for opptak, inklusive ph.d-avtalen; deretter regelverket som konkret omhandler veiledning fra forskriftens del om gjennomføring. De øvrige delene av forskriften samt utfyllende regler, har også innhold som veiledere må orientere seg om.

Fra ph.d.-forskriften del II: Opptak

Kriterier for opptak

For opptak til ph.d.-programmene ved Universitetet i Oslo kreves det at søkeren har en femårig mastergrad, eller en tilsvarende utdanning som fakultetet har godkjent som grunnlag for opptak. Fakultetet kan stille ytterligere krav til opptak. (ph.d.-forskriften § 5.1)

Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet har i sine utfyllende regler satt en rekke utfyllende krav for opptak. Disse omfatter:
Det medisinske fakultet har i sine utfyllende regler satt en rekke utfyllende krav for opptak. Dette omfatter:

Kriteriene for opptak inneholder mange detaljer og det anbefales at veileder og kandidat sammen går gjennom regelverket.

Legg merke til at hovedveileder og intern veileder er pålagt tilsynsplikt med at kravet om opphold ved UiO overholdes , jfr. MED utfyllende regler §5.1.

Opptaksvedtak

Vedtak om opptak fattes av fakultetet selv. Vedtaket baseres på en samlet vurdering av søknaden. Fakultetet kan rangere kvalifiserte søkere når antall søkere overstiger opptakskapasiteten.

Opptak skal nektes om:

Fakultetet selv kan fastsette ytterligere vilkår for opptak.

Opptaksvedtaket skal fastsette opptaksperioden og oppnevne minst en veileder. (Ph.d.- forskriften §5.2)

Opptaksperiode

Ph.d.-utdanningen er normert til 3 års fulltidsstudier. Det er ikke anledning til å planlegge gjennomføring av ph.d.-utdanningen med en progresjon som gir lengre studieløp enn 6 år. Fakultetet selv kan fastsette strengere krav til progresjon.

Det skal normalt søkes om opptak på et ph.d.-program innen 3 måneder etter oppstart av det forskningsprosjekt som skal lede frem til ph.d.-graden. (Ph.d forskriften §5.3)

MEDs utfyllende regler presiserer at søknad om opptak skal sendes fakultetet innen to måneder fra tiltredelse i stipendiatstilling. Videre at:

I tilfeller hvor forskningsprosjektet som skal lede frem til ph.d.-graden er påbegynt tidligere enn tre måneder før det søkes opptak til ph.d.-programmet, skal det i vedlegg til søknaden gjøres rede for dette. (MED utfyllende regler ph.d. § 5.3)

I de utfyllende reglene finnes også bestemmelser for forlengelser og maksimaltid på programmet.

MNs utfyllende regler presiserer at ph.d.-kandidaten/veilederen skal sende søknad om opptak til MNs ph.d.-program til grunnenheten (MNs institutt og Naturhistorisk museum) innen to måneder gjeldende fra tiltredelsesdato i stipendiatstilling. Grunnenheten sender søknad om opptak til MNs ph.d.-program til fakultetet innen tre måneder gjeldende fra tiltredelsesdato i stipendiatstilling (feriemåneden juli holdes utenfor).

I de utfyllende reglene finnes også bestemmelser for forlengelse av avtaleperioden.

Ph.d.-avtalen

Opptak på ett av universitetets ph.d.-programmer formaliseres ved at skriftlig avtale underskrives av ph.d.-kandidat, veileder, grunnenhet og fakultet. Avtalen regulerer partenes rettigheter og plikter i opptaks¬perioden. Veileder som oppnevnes etter opptakstidspunktet skal underskrive avtalen umiddelbart etter oppnevning. Minst én veileder skal være oppnevnt ved opptakstidspunktet, jf. § 7.2.

For ph.d.-kandidater med finansiering fra, ansettelse hos eller som mottar andre bidrag fra en ekstern part, skal det inngås egen avtale mellom kandidaten, universitetet og den eksterne parten i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen.

I tilfeller hvor ph.d.-kandidaten skal ha tilknytning til utenlandske institusjoner, skal det inngås en egen avtale for samarbeidet i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen.

I tilfeller hvor ph.d.-kandidaten skal ha tilknytning til flere fakulteter, museer eller sentre ved UiO, skal det inngås en egen avtale for samarbeidet i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen. (Ph.d.-forskriften §6)

Legg merke til kravene om særegne avtaler som skal utformes for kandidater som ikke er ansatt ved UiO.

Du finner informasjon om de ulike avtalene slik MED forutsetter at de utformes her: Krav til opptak - Det medisinske fakultet

Fra ph.d.-forskriften del III: Gjennomføring

Ph.d.- forskriftens del III har regler om veiledning (innhold og oppnevning av veiledere) , opplæringsdel, rapportering, avhandlingen (krav til avhandlingene og arbeider som ikke godtas) og meldeplikt om arbeidsresultater som har potensial for næringsmessig utnyttelse. Forskriftens del IV om fullføring tar for seg innlevering, oppnevning av bedømmelseskomitè, bedømmelseskomiteens arbeid mm. Nedenfor gjengis bestemmelsene om veiledningens innhold og oppnevning av veiledere.

Veiledningens innhold

Arbeidet med doktorgradsavhandlingen skal foregå under individuell veiledning. Fakultet, grunnenhet og veilederne skal sammen sikre at ph.d.-kandidaten deltar i et aktivt forskningsmiljø.

Kandidat og veiledere skal ha jevnlig kontakt.

Veilederne plikter å holde seg orientert om fremdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til prosjektbeskrivelsens fremdriftsplan.

Veilederne plikter å følge opp faglige forhold som kan medføre forsinket gjennomføring av forskerutdanningen, slik at denne kan fullføres innenfor normert tidsramme.

Veilederne skal gi råd om formulering og avgrensning av tema og problemstillinger, drøfte og vurdere hypoteser og metoder, drøfte resultater og tolkningen av disse, drøfte opplegg og gjennomføring av fremstillingen, herunder disposisjon, språklig form, dokumentasjon mv., og gi hjelp til orientering i faglitteratur og datagrunnlag i forhold til bibliotek, arkiv, etc. Videre skal veilederne gi kandidaten veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen. (Ph.d.- forskriften § 7.1)

MED har valgt å gi utfyllende regler:

Veilederne plikter å holde seg orientert om det regelverk som regulerer ph.d.-programmet, og bistå kandidaten i oppfyllelsen av hans eller hennes rettigheter og plikter. Kandidat og veileder plikter å gi hverandre løpende informasjon om alle forhold av betydning for gjennomføringen av doktorgradsutdanningen.

Kandidaten plikter å holde aktiv dialog med sine veiledere om progresjonen i arbeidet, og fremlegge utkast av skriftlige arbeider for diskusjon med veilederne og dele data.

Partene plikter aktivt å følge opp omstendigheter som kan medføre fare for forsinket eller manglende gjennomføring av doktorgradsutdanningen, slik at utdanningen, så langt det er mulig, kan gjennomføres.

For øvrig vises til partenes plikter og rettigheter slik de til enhver tid er beskrevet på fakultetets nettsider. (MED utfyllende regler ph.d. §7.1)

Legg merke til at beskrivelser på fakultetets nettsider av plikter og rettigheter her gjøres til en del av det formelle regelverket.

MN har følgende utfyllende regler:

Veileders ansvar. Veilederne skal holde seg orientert om fremdriften i ph.d.-kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til fremdriftsplanen. Veilederne skal også være jevnlig tilgjengelige for muntlig/skriftlig dialog med ph.d.-kandidaten. Der eksterne veiledere er involvert har den interne veilederen et særlig ansvar for å kvalitetssikre prosjekt og tilknytte ph.d.-kandidaten til fakultetets fagmiljøer.

Kandidatens ansvar. Ph.d.-kandidaten skal overholde den avtalte residensplikten, være i aktiv dialog med alle veilederne om sin progresjon, samt forelegge utkast til skriftlige arbeider for diskusjon med veilederne.

Oppnevning av veiledere

Kandidaten skal som hovedregel ha to veiledere. Veilederne oppnevnes av fakultetet selv og minst en veileder skal være oppnevnt på opptaks¬tidspunktet. Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innenfor fagfeltet.

Hovedveilederen har det faglige hovedansvaret for kandidaten. Hoved¬veilederen skal normalt være ansatt ved det fakultetet ph.d.-kandidaten er opptatt ved, eller ved annen enhet ved universitetet som fakultetet har godkjent.

Fakultetet selv kan oppnevne ekstern hovedveileder. I slike tilfeller skal det oppnevnes en medveileder ansatt ved Universitetet i Oslo.

Medveiledere er fagpersoner som gir veiledning og som deler det faglige ansvaret for kandidaten.

Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder for veilederne. (Ph.d.-forskriften § 7.2)

MED har omfattende utfyllende regler til denne paragrafen:

Alle kandidater skal ha minimum to veiledere gjennom hele perioden på ph.d.-programmet hvorav en er tilsatt ved fakultetet i minimum 20 % forsker- eller II-stilling (professor/førsteamanuensis).

Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.

Habilitetsreglene i forvaltningslovens andre kapittel «Om ugildhet» (§ 6-10) gjelder for alle oppnevnte veiledere. Oppnevnte veiledere skal ikke ha direkte slektskap (far, mor, datter, sønn), eller ha andre nære relasjoner verken til hverandre eller til kandidaten.

En kandidat skal ha én hovedveileder og som hovedregel inntil to medveiledere. Det er anledning til å søke fakultetet om ytterligere en medveileder, søknaden må begrunnes. En kandidat kan ikke ha mer enn 3 medveiledere oppnevnt samtidig.

Doktorgradskandidat og veileder kan ved enighet anmode fakultetet om å oppnevne ny veileder for kandidaten. Dersom en veileder blir emeritus, går av med pensjon eller dør, plikter kandidat og resten av veiledergruppen å informere fakultet og foreslå ny veileder.

Ved konflikt mellom kandidat og veileder skal partene i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan en eller begge parter be om å bli løst fra veilederavtalen. Anmodning om å bli løst fra veilederavtalen sendes til fakultetet og skal begrunnes.

Fakultetet skal godkjenne skifte av veileder. Veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt. Det er normalt ikke anledning til å oppnevne ny eller endre i veilederteamet når det gjenstår mindre enn 6 måneder til planlagt innlevering

Hovedveileder:
Hovedveileder skal være tilsatt ved en norsk institusjon. Dersom kandidaten ønsker en ekstern hovedveileder må dette begrunnes i opptakssøknaden. Dersom hovedveileder er ekstern, må det være minst en intern medveileder. For å kunne være hovedveileder skal man normalt ha dokumentert veiledererfaring fra masternivå eller i spesialistutdanningen. Minst en i veilederteamet skal tidligere ha fullført veiledning fram til disputas.

Hovedveileder har ansvaret for å avvikle kandidatens midtveisevaluering, komme med forslag til medlemmer i bedømmelseskomiteen samt foreslå disputasleder. Hovedveileder, ev. sammen med intern medveileder dersom hovedveileder er ekstern, har et hovedansvar for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen for kandidaten. Man kan være oppnevnt som hovedveileder for maksimalt 4 kandidater samtidig.

Medveiledere:
Dersom hovedveileder er ekstern, må minst en medveileder være tilsatt ved Det medisinske fakultet. I tilfeller hvor hovedveileder er ekstern er det intern medveileders oppgave å foreslå bedømmelseskomite og disputasleder i samråd med ekstern hovedveileder. Medveiledere har et medansvar sammen med hovedveileder for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen for kandidaten. Man kan være oppnevnt som medveileder for maksimalt 5 kandidater samtidig.

Veilederskap:
En enkelt veileder har ikke anledning til å inneha mer enn totalt 6 veilederskap (hoved- og medveilederskap samlet) samtidig. (MED utfyllende regler ph.d §§7.1 og 7.2)

MN har følgende utfyllende regler:

Oppnevning av veiledere. Hver ph.d.-kandidat skal følges opp av minst to aktivt fungerende veiledere gjennom hele ph.d.-programmet. Veilederne skal ha doktorgrad og/eller professor- eller førsteamanuensiskompetanse.

En veileder bør normalt ikke påta seg hovedansvar for mer enn seks kandidater. Dersom antallet ønskes utvidet, skal dette begrunnes særskilt.

Grunnenheten har ansvar for at eksterne veiledere blir informert om de forskrifter og regler som gjelder for ph.d.-utdanningen samt dokumentet Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader.

De oppnevnte veilederne kan ikke ha nære personlige relasjoner til ph.d.-kandidaten eller til andre i veiledergruppen.

Endringer i veiledergruppen. Ph.d.-kandidat og veileder(e) kan ved enighet anmode fakultetet om å oppnevne ny(e) veileder(e) for ph.d.-kandidaten. Veileder(e) kan ikke fratre før ny(e) veileder(e) er oppnevnt av fakultetet. Hvis en ph.d.-kandidat eller veileder finner at den annen part ikke oppfyller sine forpliktelser i henhold til dette reglementet, plikter den part som hevder at det foreligger brudd på forpliktelser å ta dette opp med den annen part.

Kandidat og veileder skal i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Dersom partene ikke finner en løsning, skal de kontakte det lokale ph.d.-utvalget for videre drøfting. Dersom partene etter slik drøfting fortsatt ikke har kommet frem til enighet om hvordan situasjonen skal løses, kan kandidat eller veileder be om å få oppløst veiledningsforholdet. En anmodning om oppløsning av veiledningsforholdet skal stiles til fakultetet, men sendes via grunnenheten. Anmodningen sendes av den part som reiser saken med kopi til den annen part.

Hovedveileder. Hovedveileder skal ha fast vitenskapelig stilling eller være amanuensis-II/professor-II ved en av fakultetets grunnenheter. Midlertidig tilsatte ved en av fakultetets grunnenheter kan, etter søknad fra instituttet, gis ansvar som hovedveileder. Faglig sterke forskere ved faglig sterke samarbeidende forskningsinstitusjoner kan tilsvarende gis ansvar som hovedveileder etter begrunnet søknad fra grunnenheten. Det skal i begge tilfeller redegjøres for robustheten i veiledergruppen.

Ansettelsesvilkår for ph.d.-kandidater

Prinsipielt er rollene som veileder og arbeidsgiver klart adskilt. I praksis vil det ofte være en del overlapp. Siden veileder er pålagt å bistå kandidaten i å få oppfylt sine rettigheter, så er det fornuftig at du som veileder kjenner til de formelle reglene som gjelder for ansettelsesvilkår for stipendiater.

Kunnskapsdepartementet har vedtatt Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat - Lovdata. UiO har vedtatt utfyllende retningslinjer, se Retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO

Nedenfor gjengis forskriftens §1-3 og 2-3, med UiOs utfyllende retninglinjer.

1-3.Stipendiat

(1) Stilling som stipendiat har fullført doktorgradsutdanning fram til doktorgrad som mål.

(2) (…)

(3) Normal åremålsperiode er fire år med 25 prosent pliktarbeid. Ansettelsesperioden skal omfatte tre år med rein doktorgradsutdanning.

(4) Ansettelsesmyndigheten fastsetter den samlete periode i hvert enkelt tilfelle. Det tas tilbørlig hensyn til omfanget av pliktarbeidet, nødvendig tidsramme og plan for å gjennomføre prosjektet, og det finansieringsgrunnlag prosjektet hviler på. (5) Kortere ansettelsesperiode kan gis dersom stipendiaten alt har gjennomført deler av sitt doktorgradsutdanningsprogram, eller når ansettelsen bygger på tidligere ansettelse i utdanningsstilling (stipendiat, vitenskapelig assistent og liknende), slik at total tid til doktorgradsutdanning blir tre år.

(6) (…)

(7) Dersom arbeidsgiver i særskilte tilfeller etter søknad finner å ville ansette i 50 % deltidsstilling eller mer i hele eller deler av perioden, kan ansettelsesperioden forlenges slik at doktorgradsutdanning (…) tilsvarer tre ordinære årsverk.

(8) Opptak til doktorgradsprogram er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat. Endelig plan for doktorgradsutdanning skal være godkjent og avtalefestet seinest tre måneder etter tiltredelse. Frist for opptak til doktorgradsprogram må framgå av arbeidsavtalen. Videre må det framgå når endelig plan for doktorgradsutdanningen skal være framlagt. Planen skal navngi hvem som har faglig veiledningsplikt for stipendiaten. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver å vurdere å heve arbeidsavtalen.

(9) Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver. Overgang til annet doktorgradsprogram enn det arbeidsavtalen forutsetter, uten etter avtale med arbeidsgiver, kan gi grunnlag for å vurdere oppsigelse.

(10) Det skal hvert år gis rapport om framdriften i den organiserte doktorgradsutdanningen. Stipendiat og veileder er sammen ansvarlig for rapporten.

(11) Fordelingen av arbeidsplikten mellom doktorgradsutdanning og pliktarbeid skal framgå av arbeidsavtalen. Innholdet i pliktarbeidet utenom doktorgradsutdanning bør også framgå, jf. § 1-3 (13) og (14). Det skal framgå hvilket doktorgradsprogram stipendiaten er knyttet til.

(12) Pliktarbeid utenom doktorgradsarbeidet bør så vidt mulig ha relevans for doktorgradsutdanningen. Administrative plikter begrenses og bør normalt ikke utgjøre mer enn ti prosent av den samlete arbeidstid på årsbasis.

(13) Institusjonene fastsetter egne retningslinjer for innholdet i pliktarbeidet, samt fordeling av arbeidsoppgaver i ansettelsesperioden. Arbeidsgiver må påse at arbeidsoppgavene ikke går utover den fastsatte rammen.

Når det gjelder pliktarbeid, har UiOs retningslinjer følgende utdypning:

Pliktarbeid bør gi relevant og variert kompetanse for en framtidig karriere i akademia, samfunns- og næringsliv. Eksempler på relevant pliktarbeid:

  • Bidra i undervisning, laboratorie- og øvingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid
  • Bidra med innsamling og tilrettelegging av materiale for undervisningen
  • Gi opplæring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur
  • Bistå andre forskere eller forskergrupper i forskningsarbeid av ulik art
  • Delta i annet kvalifiserende arbeid ved instituttet/enheten, som formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid, bibliotek-, konsulent- og utredningsarbeid
  • Klinisk virksomhet

§ 2-3.Permisjoner og forlengelse av ansettelsesperioden

(1) Med unntak for vitenskapelige assistenter skal permisjoner de ansatte har krav på etter lov eller tariffavtale, ikke medregnes ved beregning av ansettelsesperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i nasjonale organisasjoner for disse stillingene.

(2) Det gis forlengelse for redusert arbeidstid i henhold til arbeidsmiljølovens § 10-2 fjerde ledd på grunn av omsorg for barn og nær familie.

(3) Det kan gis permisjon for å gå inn i kortvarig vikariat i undervisnings- og forskerstilling, utenlandsstipend og liknende når dette kan skje uten å redusere framdriften med mer enn et halvt år i postdoktorprosjekt, doktorgradsutdanning eller stipendiatprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid eller spesialistutdanning. I slike tilfeller kan ansettelsesperioden forlenges tilsvarende.

(4) Avgjørelse om forlengelse av ansettelsesperioden fattes av ansettelsesorganet.

(5) Fravær som skal gi grunnlag for forlengelse, må utgjøre minst to sammenhengende uker.

(6) For stipendiat kan ansettelsesorganet i særskilte tilfeller gi forlengelse av ansettelsesperioden for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen. Slike forhold kan være særlige omsorgsbelastninger og uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Når slike forhold medfører forsinkelse, kan det gis forlengelse av ansettelsesperioden, forutsatt at stipendiaten vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidas utløp.

(7) Ved sykefravær under to uker for postdoktor og stipendiat med pliktarbeid bør fraværet fordeles forholdsmessig mellom doktorgradsarbeid og pliktarbeid.

(8) For stipendiat med pliktarbeid kan flere kortvarige, gyldige fravær under to uker gi grunnlag for ensidig reduksjon i pliktarbeidsdelen, når dette anses nødvendig for at stipendiaten skal kunne fullføre doktorgradsutdanningen innenfor ansettelsesperioden.

UiO har gitt følgende tillegg og presiseringer i sine retningslinjer:

For permisjoner ansatte har krav på etter lov eller tariffavtale, jf. forskriften § 2-3, gis det forlengelse for ferie etter eksempelvis uttak av foreldrepermisjon eller langvarig sykefravær. Det gis ikke forlengelse for avviklet ferie i forbindelse med permisjon, men forlengelsen gis beregnet ut ifra permisjonens lengde.

Rammer for permisjoner og fravær iht. hovedtariffavtalen går fram i Statens personalhåndbok. For eksempel gjelder det ved ammepermisjon krav om bekreftelse fra lege eller helsestasjon ved amming utover ni måneder. Permisjoner med lønn ved svangerskap, fødsel, adopsjon og amming skal varsles arbeidsgiver etter nærmere frister. Jf. Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved UiO § 5-3 om maksimaltid på doktorgradsprogram.

Til § 2-3 nr. 6: Det kan gis forlengelse av ansettelsesperioden utover lov- og tariffbestemt permisjon dersom det foreligger særlige grunner. I slike tilfeller skal det sannsynliggjøres at forskningsprogresjonen har blitt hindret i betydelig grad.

Snublestener og gode råd

Det kan være krevende å få oversikt over alle detaljene i regelverket og unngå feil; dette kommer til syne ved at mange opptakssøknader er mangelfulle. Nedenfor viderebringes en liste over vanlige feil ved opptakssøknader med vedlegg, listen er utarbeidet av de som behandler opptakssøknadene.

Vanlige feil ved opptakssøknader med vedlegg, Det medisinske fakultet

Søknaden:

Utdanning/vitnemål:

Arbeidsforhold:

Finansiering:

Prosjektbeskrivelse/fagfellevurdering:

Godkjenninger:

Veiledning:

Et eksempel på en godkjent søknad med vedlegg finner du her.

Vanlige feil ved opptakssøknader med vedlegg, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet

Søknaden:

Avtale med ekstern part:

Utdanning/vitnemål:

Finansiering:

Prosjektbeskrivelse/fagfellevurdering:

Godkjenninger:

Veiledning:

Residensplikt

Refleksjonsspørsmål

Hvilke av de ovennevnte regler og retningslinjer anser du som særlig viktige og vanskelige å forholde seg til?

Er det formaliteter som styrer og kanskje avgrenser ditt handlingsrom på måter du ikke var klar over tidligere?

Finnes det formelle rammer som kan skape problemer i din kandidats prosjekt?

Viktige kontaktpunkter ved UiO og fakultetene

International Staff Mobility Office - Gir råd og informasjon vedr bestemmelser rundt besøkende internasjonale forskere

Kontaktinformasjon ved fakultetet

Forskerutdanningsledere
Institutt for medisinske basalfag: Uta Sailer
Institutt for helse og samfunn: Kåre Moen
Institutt for klinisk medisin: Ludvig Munthe
Institutt for klinisk medisin: Hilde Lurås

Kontaktinformasjon ved fakultetet