Denne første delen av kurset gjennomgår de mest sentrale punktene i regelverkene som gjelder for veiledningsforholdet. Som veileder av en ph.d. kandidat må du kjenne til disse. Å kjenne til og følge disse reglene er grunnleggende, og kan spare deg og kandidaten for unødvendige forsinkelser og komplikasjoner i løpet av ph.d.-løpet.
Innledende spørsmål
Flere av forskriftenes punkter vil behandles under andre overskrifter i dette kurset. Etiske retningslinjer for veiledere gjennomgås for eksempel i delen om etikk i veiledning. I denne delen presenteres hovedpunktene om opptak, ph.d-avtalen, veiledning og ansettelsesforhold i forskriftene og gjeldende utfyllende regler.
I denne presentasjonen finner du følgende temaer:
Den sentrale forskriften krever at du som veileder kjenner til og holder det oppdatert i regelverket som regulerer ph.d.-programmet. Det kreves også at du bistår kandidaten i oppfyllelsen av hans eller hennes rettigheter og plikter. Det er derfor viktig at du kjenner til dine egne plikter, men også at du er orientert om hva som forventes av kandidaten. Særregler og unntak presenteres ikke, men det vises til kilder det dette finnes. Vi anbefaler derfor alle å gjøre seg kjent med regelverket i sin helhet.
Den sentrale forskriften finner du her.
Utfyllende regler finner du her.
Utfyllende regler finner du her.
Forkortelser som anvendes i MNs utfyllende regler:
Fakultetet selv = dekanen eller den han/hun bemyndiger.
Fakultetet = fakultetsnivået.
Grunnenhet = MNs institutt og Naturhistorisk museum.
Opptakskrav: Fakultetet selv kan etter individuell vurdering godkjenne følgende utdanninger som grunnlag for opptak: mastergrad eller tilsvarende utenlandsk avsluttet grad (M.Sc.-nivå) som tilsvarer minst fire år i det norske universitetssystemet
MN legger vekt på at det skal være mulig å gjennomføre tverrfaglig ph.d.-utdanning. Dersom grunnenheten finner at søkerens faglige nivå er forsvarlig i forhold til å kunne gjennomføre den aktuelle doktorgradsutdanningen, er det mulig for en søker å bli tatt opp til ph.d.-programmet med en annen faglig bakgrunn enn den som er vanlig ved grunnenheten.
Karakterkrav: Som hovedregel skal følgende gjelde:Det er krav om at kandidater med ekstern finansiering eller arbeidsplass må ha et opphold ved Det medisinske fakultet på minst 6 måneder av ph.d.-utdanningen. Oppholdet kan deles opp i inntil 3 perioder og kan utføres ved samarbeidende institusjoner i Norge der det finnes et aktivt forskningsmiljø/ forskningsgruppe hvor kandidaten kan inngå og som fakultetet godkjenner.
Som hovedveileder eller intern veileder er du ansvarlig for at det føres tilsyn med at residensplikten overholdes.
Kandidater ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet skal normalt tilbringe minimum ett årsverk ved Universitetet i Oslo (residensplikt). Residensplikten kan fordeles over maksimum tre perioder.
Residensplikten kan reduseres dersom det kan dokumenteres at ph.d.-kandidaten er i et aktivt forskningsmiljø, og at de faglige krav til veiledning blir ivaretatt i dette.
Ansvaret for å påse at residensplikten overholdes er her lagt til instituttet i samarbeid med de(n) interne veileder(e).
Søknad sendes på fakultetets fastsatte opptaks- og avtaleskjema
Påkrevde vedlegg beskrives i skjema
For forskerlinjekandidater er det egne retningslinjer for søknad.
Søkeren skal ha til disposisjon nødvendige ressurser for gjennomføring av sitt ph.d.-prosjekt. Avgjørelsen om hva som anses som nødvendig, tas av fakultetet.
For søkere med ekstern finansiering og/eller arbeidsplass, inngås det avtale om dette i forbindelse med det enkelte forskningsprosjekt.
Krav til finansiering
Søkeren skal som hovedregel dokumentere finansiering for hele ph.d.-løpet (3 år) ved opptak.
Minimum ett års sammenhengende finansiering (eventuelt to år med 50 % sammenhengende finansiering) øremerket ph.d.-utdanningen må være på plass ved opptak og det må leveres en realistisk og forpliktende plan for finansiering av resterende opptaksperiode. Egenfinansiering (egne lønnsmidler, eget firma etc.) godkjennes som hovedregel ikke.
Fakultetet har utfyllende presentasjoner av krav til søknad om opptak på ph.d på hjemmesidene sine.
Søknad sendes på fakultetets opptaks- og avtaleskjema
Påkrevede vedlegg beskrives i skjema
Grunnenheten skal sikre at søkeren har til disposisjon nødvendige faglige og materielle ressurser for gjennomføring av forskningsprosjektet.
Grunnenheten har det overordnede ansvaret for at infrastrukturen og de nødvendige ressurser er tilgjengelige. For søkere med ekstern arbeidsplass inngås det avtale om faglige og materielle ressurser i forbindelse med det enkelte forskningsprosjekt.
Fakultetet har utfyllende presentasjoner av krav til søknad om opptak på ph.d på hjemmesidene sine.
Søknad om opptak skal være faglig kvalitetssikret og anbefalt av instituttet før fakultetet ferdigbehandler søknaden.
Ufullstendige eller mangelfulle søknader vil ikke bli behandlet. Dersom fullstendig dokumentasjon ikke foreligger innen fristen som er fastsatt av fakultetet, anses den som trukket.
Fakultetet meddeler avgjørelsen vedrørende opptak til søker og grunnenhet. Når søknaden er godkjent og underskrevet av fakultetet, er den å anse som en avtale for gjennomføring av ph.d.-programmet.
Søkere får ved opptak til ph.d.-programmet studierett til ph.d.- og mastergradsemner ved UiO og kan ta emner som skal inngå i opplæringsdelen uten å betale semester- og kopiavgift. Emner ved andre institusjoner reguleres av disse institusjonene. Stipendiater får automatisk midlertidig studierett i seks måneder fra tiltredelsesdato. Midlertidig studierett bortfaller etter tre måneder dersom fakultetet ikke har mottatt søknad om opptak til ph.d.-programmet.
Søknad om opptak til Det medisinske fakultets ph.d.-program skal sendes fakultetet innen to (2) måneder fra dato for tiltredelse i stipendiatstilling.
I tilfeller hvor forskningsprosjektet som skal lede frem til ph.d. graden er påbegynt tidligere enn tre måneder før det søkes opptak til Ph.d.-programmet, skal det i vedlegg til søknaden gjøres rede for dette.
Forlengelse av avtaleperiode
Innenfor opprinnelig opptaksperiode (netto 3 år) forlenges opptaksperioden ved lovhjemlede avbrudd som svangerskapspermisjon, sykdom, o.a.
Se her for informasjon om permisjoner for hhv. ansatte ved UiO og eksternt ansatte:
Når opprinnelig avtaleperiode er over, kan det søkes om forlengelse én gang. Vedlagt søknaden skal det ligge en redegjørelse om hvorfor kandidaten er forsinket, hvilke grep som er gjort for å unngå ytterligere forsinkelse og om det eventuelt foreligger finansiering for forlengelsen.
Redegjørelsen skal være vedlagt en revidert milepælsplan for ferdigstillelse av avhandlingen. Søknad om forlengelse sendes fakultetet på fastsatt skjema.
Innvilges forlengelsen, utvides studierettsperioden med inntil 3 år. Forlengelsens varighet fastsettes av fakultetet etter anbefaling fra instituttet og baserer seg på en helhetsvurdering av søknaden. Det gis ikke forlengelse av forlengelsen pga. ev. lovfestede permisjoner, sykefravær eller deltid.
Når kandidaten har vært på ph.d.-programmet i opprinnelig opptaksperiode + 3 år, er maksimaltid på programmet normalt nådd og alle rettigheter og plikter i henhold til doktorgradsavtalen bortfaller. Det betyr at kandidaten mister studieretten, men kan fremdeles søke fakultetet om å få levere avhandlingen til bedømmelse for ph.d.-graden.
Ph.d.-kandidat/veileder sender søknad om opptak til MNs ph.d.-program til grunnenheten innen to måneder gjeldende fra tiltredelsesdato i stipendiatstilling. Grunnenheten sender søknad om opptak til MNs ph.d.-program til fakultetet innen tre måneder gjeldende fra tiltredelsesdato i stipendiatstilling (feriemåneden juli holdes utenfor).
Forlengelse av avtaleperiode
Ph.d.-kandidaten sender søknad om forlengelse av avtaleperiode til grunnenheten. Søknadsskjema skal benyttes.
Se her for informasjon om permisjon for hhv. ansatte ved UiO og eksternt ansatte:
Avtaleperiode kan også søkes utvidet for ph.d.-kandidater som tar på seg andre faglige oppgaver i tillegg til forskerutdanningen og pliktarbeidet. Oppgavene skal være avklart mellom ph.d.-kandidat, veileder og grunnenhet på forhånd. Fakultetet informeres om forholdet.
Ph.d.-kandidater med ekstern arbeidsgiver plikter å påse at fakultetet informeres om permisjoner.
Faglige endringer som forsinker gjennomføringen av forskningsprosjektet i forhold til inngått avtale, skal forelegges grunnenhet for vurdering og anbefaling før saken sendes fakultetet for godkjenning.
Opptak på ett av universitetets ph.d.-programmer formaliseres ved at skriftlig avtale underskrives av ph.d.-kandidat, veileder, grunnenhet og fakultet. Avtalen regulerer partenes rettigheter og plikter i opptaksperioden.
For ph.d.-kandidater med finansiering fra, tilsetting hos eller som mottar andre bidrag fra en ekstern part, skal det inngås egen avtale mellom kandidaten, universitetet og den eksterne parten i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen.
I tilfeller hvor ph.d.-kandidaten skal ha tilknytning til utenlandske institusjoner, skal det inngås en egen avtale for samarbeidet i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen.
I tilfeller hvor ph.d.-kandidaten skal ha tilknytning til flere fakulteter, museer eller sentre ved UiO, skal det inngås en egen avtale for samarbeidet i tråd med UiOs retningslinjer for slikt samarbeid. Avtalen skal normalt foreligge sammen med opptaksavtalen.
Forskriften inneholder følgende krav til veiledningens innhold:
Veilederne plikter å holde seg orientert om det regelverk som regulerer ph.d.-programmet, og bistå kandidaten i oppfyllelsen av hans eller hennes rettigheter og plikter.
Kandidat og veileder plikter å gi hverandre løpende informasjon om alle forhold av betydning for gjennomføringen av doktorgradsutdanningen.
Kandidaten plikter å holde aktiv dialog med sine veiledere om progresjonen i arbeidet, og fremlegge utkast av skriftlige arbeider for diskusjon med veilederne og dele data.
Partene plikter aktivt å følge opp omstendigheter som kan medføre fare for forsinket eller manglende gjennomføring av doktorgradsutdanningen, slik at utdanningen, så langt det er mulig, kan gjennomføres.
Veileders ansvar:
Veilederne skal også være jevnlig tilgjengelige for muntlig/skriftlig dialog med ph.d.-kandidaten. Der eksterne veiledere er involvert har den interne veilederen et særlig ansvar for å kvalitetssikre prosjekt og tilknytte ph.d.-kandidaten til fakultetets fagmiljøer.
Kandidatens ansvar:
Ph.d.-kandidaten skal overholde den avtalte residensplikten, være i aktiv dialog med alle veilederne om sin progresjon, samt forelegge utkast til skriftlige arbeider for diskusjon med veilederne.
Krav til veiledere og fordeling av veiledernes ansvar:
Kandidaten skal som hovedregel ha to veiledere. Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse innenfor fagfeltet.
Hovedveilederen har det faglige hovedansvaret for kandidaten. Hovedveilederen skal normalt være tilsatt ved det fakultetet ph.d.-kandidaten er opptatt ved, eller ved annen enhet ved universitetet som fakultetet har godkjent.
Fakultetet selv kan oppnevne ekstern hovedveileder. I slike tilfeller skal det oppnevnes en medveileder tilsatt ved Universitetet i Oslo. Medveiledere er fagpersoner som gir veiledning og som deler det faglige ansvaret for kandidaten.
Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder for veilederne.
Alle kandidater skal ha minimum to veiledere gjennom hele perioden på ph.d.-programmet hvorav en er tilsatt ved fakultetet i minimum 20 % forsker- eller II-stilling (professor/førsteamanuensis).
Alle veiledere skal ha doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.
Habilitetsreglene i forvaltningslovens andre kapittel «Om ugildhet» (§ 6-10) gjelder for alle oppnevnte veiledere. Oppnevnte veiledere skal ikke ha direkte slektskap (far, mor, datter, sønn), eller ha andre nære relasjoner verken til hverandre eller til kandidaten.
En kandidat skal ha én hovedveileder og som hovedregel inntil to medveiledere. Det er anledning til å søke fakultetet om ytterligere en medveileder, søknaden må begrunnes. En kandidat kan ikke ha mer enn 3 medveiledere oppnevnt samtidig.
Doktorgradskandidat og veileder kan ved enighet anmode fakultetet om å oppnevne ny veileder for kandidaten. Dersom en veileder blir emeritus, går av med pensjon eller dør, plikter kandidat og resten av veiledergruppen å informere fakultet og foreslå ny veileder.
Ved konflikt mellom kandidat og veileder skal partene i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Dersom partene ikke kommer til enighet, kan en eller begge parter be om å bli løst fra veilederavtalen. Anmodning om å bli løst fra veilederavtalen sendes til fakultetet og skal begrunnes.
Fakultetet skal godkjenne skifte av veileder. Veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt. Det er normalt ikke anledning til å oppnevne ny eller endre i veilederteamet når det gjenstår mindre enn 6 måneder til planlagt innlevering
Hovedveileder:
Hovedveileder skal være tilsatt ved en norsk institusjon. Dersom kandidaten ønsker en ekstern hovedveileder må dette begrunnes i opptakssøknaden. Dersom hovedveileder er ekstern, må det være minst en intern medveileder. For å kunne være hovedveileder skal man normalt ha dokumentert veiledererfaring fra masternivå eller i spesialistutdanningen. Minst en i veilederteamet skal tidligere ha fullført veiledning fram til disputas.
Hovedveileder har ansvaret for å avvikle kandidatens midtveisevaluering, komme med forslag til medlemmer i bedømmelseskomiteen samt foreslå disputasleder. Hovedveileder, ev. sammen med intern medveileder dersom hovedveileder er ekstern, har et hovedansvar for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen for kandidaten. Man kan være oppnevnt som hovedveileder for maksimalt 4 kandidater samtidig.
Medveiledere:
Dersom hovedveileder er ekstern, må minst en medveileder være tilsatt ved Det medisinske fakultet. I tilfeller hvor hovedveileder er ekstern er det intern medveileders oppgave å foreslå bedømmelseskomite og disputasleder i samråd med ekstern hovedveileder. Medveiledere har et medansvar sammen med hovedveileder for å følge opp regel- og rammeverket rundt ph.d.-utdanningen for kandidaten. Man kan være oppnevnt som medveileder for maksimalt 5 kandidater samtidig.
Veilederskap:
En enkelt veileder har ikke anledning til å inneha mer enn totalt 6 veilederskap (hoved- og medveilederskap samlet) samtidig.
Hver ph.d.-kandidat skal følges opp av minst to aktivt fungerende veiledere gjennom hele ph.d.-programmet.
Veilederne skal ha doktorgrad og/eller professor- eller førsteamanuensiskompetanse.
En veileder bør normalt ikke påta seg hovedansvar for mer enn seks kandidater. Dersom antallet ønskes utvidet, skal dette begrunnes særskilt.
De oppnevnte veilederne kan ikke ha nære personlige relasjoner til ph.d.-kandidaten eller til andre i veiledergruppen.
Ph.d.-kandidat og veileder(e) kan ved enighet anmode fakultetet om å oppnevne ny(e) veileder(e) for ph.d.-kandidaten. Veileder(e) kan ikke fratre før ny(e) veileder(e) er oppnevnt av fakultetet. Hvis en ph.d.-kandidat eller veileder finner at den annen part ikke oppfyller sine forpliktelser i henhold til dette reglementet, plikter den part som hevder at det foreligger brudd på forpliktelser å ta dette opp med den annen part.
Kandidat og veileder skal i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Dersom partene ikke finner en løsning, skal de kontakte det lokale ph.d.-utvalget for videre drøfting. Dersom partene etter slik drøfting fortsatt ikke har kommet frem til enighet om hvordan situasjonen skal løses, kan kandidat eller veileder be om å få oppløst veiledningsforholdet. En anmodning om oppløsning av veiledningsforholdet skal stiles til fakultetet, men sendes via grunnenheten. Anmodningen sendes av den part som reiser saken med kopi til den annen part.
Hovedveileder skal ha fast vitenskapelig stilling eller være amanuensis-II / professor-II ved en av fakultetets grunnenheter. Midlertidig tilsatte ved en av fakultetets grunnenheter kan, etter søknad fra instituttet, gis ansvar som hovedveileder. Faglig sterke forskere ved faglig sterke samarbeidende forskningsinstitusjoner kan tilsvarende gis ansvar som hovedveileder etter begrunnet søknad fra grunnenheten. Det skal i begge tilfeller redegjøres for robustheten i veiledergruppen.
Fakultetene har særlige regler for blant annet samarbeidsavtaler (som skal ligge ved søknad om opptak til ph.d-programmene) for stipendiater med ekstern ansettelse.
Det finnes en forskrift som regulerer ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat.
I tillegg har UiO utarbeidet retningslinjer for ansettelse i postdoktor- og stipendiatstillinger ved UiO, som har til hensikt å samle bestemmelser som knytter seg til ansettelsesprosessen for postdoktor og stipendiat i ett dokument.
Forskriftens regler gjelder for alle stipendiatstillinger, mens UiOs særlige regler kun gjelder for stipendiater ansatt ved UiO
Forskriften og retningslinjene ved UiO inneholder punkter om krav til de ulike stillingene, rekruttering, ansettelse, pliktarbeid og forlengelser/permisjon som er viktige å kjenne til. I denne delen vil gi gjennomgå punktene som gjelder for krav til stipendiatstilling, pliktarbeid og forlengelse. Punktene om rekruttering og ansettelse vil vi gjennomgå i delen som tar for seg rekrutterings- og ansettelsesprosessen.
Forskriftens § 1-3 oppgir følgende krav til stipendiatstilling (særlige punkter for kunstutdanningene presenteres ikke her)
UiOs retningslinjer spesifiserer om pliktarbeid:
Pliktarbeid bør gi relevant og variert kompetanse for en framtidig karriere i akademia, samfunns- og næringsliv.
Eksempler på relevant pliktarbeid:
Forskriften spesifiserer at de ansatte omfattes av de til enhver tid gjeldende lover og avtaler om arbeidstid, ferie og sykefravær.
Følgende regler gjelder for permisjoner og forlengelse av ansettelsesperioden:
Utdanning/vitnemål:
Arbeidsforhold:
Finansiering:
Prosjektbeskrivelse/fagfellevurdering:
Godkjenninger:
Veiledning:
Et eksempel på en godkjent søknad med vedlegg finner du her.
Hvilke av de ovennevnte regler og retningslinjer anser du som særlig viktige og vanskelige å forholde seg til?
Er det formaliteter som styrer og kanskje avgrenser ditt handlingsrom på måter du ikke var klar over tidligere?
Finnes det formelle rammer som kan skape problemer i din kandidats prosjekt?
Kontaktinformasjon ved fakultetet
Forskerutdanningsledere
Institutt for medisinske basalfag: Uta Sailer
Institutt for helse og samfunn: Kåre Moen
Institutt for klinisk medisin: Ludvig Munthe
Institutt for klinisk medisin: Hilde Lurås